چگونه دفتر برنامه ریزی داشته باشیم؟ روزهای زندگی هر چه بیشتر پیش می‌رویم و تلاش می‌کنيم و به پيشرفت هایی هم می‌رسیم، شلوغ تر ميشود. ممکن است در ازدحام کارها و قرار هاي مختلف، بخشي از وظايف خود را به درستي انجام ندهيم. انسان هاي مسئوليت پذير اما با مهارت برتامه ريزي کارها و وظايف خود را مديريت مي‌کنند.
برنامه هفتگی چیست؟
یک برنامه هفتگی شامل کارهای روزانه شما طی یک هفته میشه. یعنی اینک شما برای خودتون یک هدف قرار میدید و برنامه ریزی می کنید که آخر هفته باید به اون هدف برسید. وظایف و کار هایی که برای رسیدن به این هدف نیاز دارید رو بین روز های هفته پخش می کنید طوری که بهتون فشار نیاد و اینطوری نشه که طی یک روز حجم کارها زیاد بشه و در طول روز دیگه حجم کار ها کم باشه. تساوی حجم کار میتونه کمک خوبی بهتون کنه و اینکار باعث میشه نسبت به برنامه و انجام اون دلسرد نشید.
یک برنامه هفتگی موثر باید ویژگی های زیر رو داشته باشه :
- هوشمند باشه ، یعنی قابل اندازه گیری، قابل دستیابی ، مرتبط و محدود به زمان.
- فضا برای نو آوری داشته باشه ، یعنی ایده های جدید که به ذهنتون میرسه، برنامه طوری باشه که بتونه این ایده های جدید رو داخل خودش بگنجونه یا راحت تر بخوایم بگیم یعنی منعطف باشه و قابل تغییر!
- سلامتی شما در نظر گرفته بشه. یعنی طوری باشه که بهتون فشارذهنی نیاره و به سلامتی شما اسیب نرسه و در دراز مدت موجب فرسودگی نشه.
- برنامه هفتگی طوری باید باشه که بتونیم کارهای با اولویت بالا رو از سایر کارها جدا کنیم.
- برنامه هفتگی باید طوری چیده بشه که اگر کاری با اولویت بالا پیش اومد رو بتونه در خودش جای بده.
- همان طور که در نکات بالا دیدید. این برنامه برای رسیدن به اهداف عالی نیست. این برنامه ریزی صرفا برای رسیدن به اهداف کوچ و خرد در جهت رسیدن به اهداف عالی هست.
چگونه یک برنامه هفتگی ایجاد کنیم؟
مرحله اول : هفته رو از شنبه شروع کنید.
این توصیه از لئوناردو داوینچی بزرگ الهام گرفته شده. میگه ” همان طور که روز پر، خواب پر برکتی رو به همراه داره. زندگی پر کار، مرگ مبارکی رو به همراه داره.برای تجزیه و تحلیل عملکرد هفته گذشته و کار بر روی دستور کار های جدید برای هفته آینده ، جمعه عصر برای هفته جدید از شنبه ساعت ۸ صبح برنامه ریزی کنید. و کار های خودتون رو در دسته های، کار های اداری، تناسب اندام، جلسات و سرگرمی تقسیم کنید.
کار های ضرب العجلی رو ابتدای هفته مشخص کنید.
اهداف پایان هفته ای رو که میخواهید انجام بدید رو مشخص کنید. و ضرب العجل های شخصی برای اونها تعیین کنید. یعنی به جای ساعت مشخص برای اون کار ضرب العجل تعیین کنید.
به عنوان مثال ، به جای اینکه بنویسید این کار باید در بازه ۱۲ تا ۲ ظهر انجا بشه، بنویسید این کار باید تا سساعت ۲ انجام بشه. این کار به شما این انکان رو میده که هر کاری که با اولویت بالا وجود داره رو بتونید انجام بدید. تنها تمرکز و هدف ما این هست که اون کار رو در یک مهلت مشخص انجام داده باشید. بنابراین زمانی که به اون کار رسیدید مابقی زمان رو میتونید ازاد باشید.
وظایف رو بر اساس اولویت تقسیم بندی کنید.
وقتی هدفی رو برای آخر هفته تعیین میکنید. مراحل لازم برای رسیدن به اون رو تقسیم کنید. در حین تقسیم مراحل، اونهارو با کار های با اولویت بالا، کار های عملی و کارهای جانبی تقسیم کنید. کار های با اولویت بالا رو تا دو یا سه روز اول هفته تمام کنید، تا با نزدیک شدن به آخر هفته فقط کارهای جانبی مونده باشه.
همین طور در ابتدای هفته ذهن شاداب هست و میتونه عملکرد بهتر و بیشتری داشته باشه. رویکرد دیگه ای که میتونید در پیش بگیرید، تقسیم یک روز هست که در اون یک وطیفه اولویت دار هر روز صبح، کار عملی در بعد از ظهر و برخی از وظایف جانبی تا پایان روز اختصاص بدید.
به یاد داشته باشید که برنامه شما، صرفا بریا شما هست. پس هر کار یا موردی که میتونه بهتون کمک کنه رو بهش اضافه کنید.
زندگی شخصی رو در آن بگنجانید
این بخش خیلی بخش مهمی هست که ما معمولا اون رو فراموش میکنیم. هدف ما از برنامه صرفا انجام کار و دنبال کردن فعالیت های ضرب الاجلی نیست. استراحت، گذراندن یک روز کنار همسرمون، بودن در کنار خانواده، این موارد هم بخش خیلی مهم و سازنده زندگی ما هستند.
مراقب باشید هیاهوی گستره فعالیت و کار شمارو فرسوده نکنه! این رو در ظر داشته باشید که سلامت روان به اندازه کار شما مهم هست. یک ذهن سالم میتونه چشم انداز مناسب، نواوری و خلاقیت رو خلق کنه.
به خودتون پاداش بدید
آخرین مرحله اینه که پاداش های شخصی کوچیکی برای خودتون در نظر بگیرید. وقتی کاری رو در زمان مهلت داده شده انجام میدید، میتونید خودتون رو به یک رستوران مورد علاقه یا سینما یا کتاب مهمون کنید. این موضوع به شما انگیزه میده و منجر به تلاش بیشتر شما میشه.
چک لیست خسته کننده نداشه باشید
یکی از دلای اصلی شکست مردم در اجرای برنامه های هفتگی، چک لیست خسته کننده ای هست که مجبور هستن هر روز به اون سر بزنن و اونو بازدید کنن.
به همین دلیل هست که ما به ابزاری نیاز داریم که نه تنها به نیاز های برنامه ریزی پایبند باشه ، بلکه فضای خسته کننده ای و کسل کننده ای نداشته باشه. یعنی باید از نظر بصری جذاب و همچنین کابردی باشه. پلنرهای پلنیلا همه این موارد رو در خودش لحاظ کرده و به یک ابزار هوشمند و کاربردی تبدیل شده.
با پلنیلا، به بیش از ۷۰ الگوی از پیش تعیین شده دسترسی دارید که شامل پلنر هدف گذاری، پلنر برنامه ریزی مالی، پلنر هفتگی، پلنر ماهانه و … می شود. این پلنر ها با رنگ های جذاب و حاشیه های حرفه ای طراحی شده اند.